Wie erstellt man genauere Webprojekt-Kostenvoranschläge?

Projektschätzung kann sich wie der schwierigste Teil des Projekts anfühlen und ist auch der Teil, der in den meisten Unternehmen häufiger scheitert. Wenn ein neues Projektangebot eingeht, gibt es eine Sache, die das kluge Management tun muss, bevor ein Preis genannt wird. Das ist die Ermittlung der Projektkosten. Es ist entscheidend, dass der Kunde genügend Informationen bereitstellt, um zumindest eine grundlegende Schätzung abgeben zu können.

Projektschätzung Tragischer Fehler #1

Der tragischste Fehler Nummer 1 passiert oft genau hier. Wenn nicht alle angeforderten Funktionen definiert und Designs nicht bereitgestellt oder nur teilweise bereitgestellt werden, dann machen Sie keine echte Schätzung, sondern eine Vermutung auf Basis von (sehr) begrenzten Informationen. In diesem Fall ist es äußerst wichtig zu klären, dass das, was Sie angeben, eine Grobabschätzung ist und keinesfalls Ihre endgültige Schätzung. Daher wäre es klug, diese nicht in offiziellen Dokumenten zu verwenden, die zwischen dem Kunden und Ihrem Unternehmen kommuniziert werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Ein Stakeholder könnte die in einem Dokument genannte Zahl lesen und diese mit der endgültigen Schätzung verwechseln.

Wenn Sie eine Vermutung aufgrund begrenzter Informationen anstellen, ist es äußerst wichtig zu klären, dass das, was Sie angeben, eine Grobabschätzung ist und nicht Ihre endgültige Schätzung.

Sie fragen sich vielleicht, warum Sie überhaupt eine solche Schätzung benötigen würden. Grobabschätzungen erfüllen durchaus einen guten Zweck. In den frühen Phasen des Projekts können sie dem Kunden eine grobe Kostenübersicht des Projekts geben. In Fällen, in denen die Kosten für den Kunden zu hoch sind, können Sie entweder den Umfang (und die Kosten) des Projekts reduzieren, um besser in das Budget des Kunden zu passen, oder die Entscheidung treffen, das Projekt rechtzeitig ganz aufzugeben. Wenn die Projektkosten ins Budget passen und alle Dokumentationen und Designs vorliegen, sind Sie bereit, mit der eigentlichen Schätzung fortzufahren.

Projektschätzung Tragischer Fehler #2

Tragischer Fehler #2, den der Projektleiter machen kann, besteht darin, die Projektdokumentation ohne Rücksprache mit dem Entwicklungsteam zu überprüfen und auf Basis früherer Projekte eine grobe Zeitabschätzung abzugeben. Dies kann in gewissem Maße zutreffend sein, da es zumindest einige historische Referenzen verwendet. Die Genauigkeit kann jedoch oft um 50% oder mehr abweichen. Es ist nicht so schlimm, wenn es sich um ein kleines 10-Stunden-Projekt handelt. Der Fehler kann sich jedoch besonders schmerzhaft bei einem komplexen 200-Stunden-Projekt erweisen, bei dem eine falsche Annahme dazu führen kann, dass eine Frist um mehr als ein paar Wochen verpasst wird. Es versteht sich von selbst, dass, sobald Sie einen Preis nennen, das Geschäft besiegelt ist, es sei denn, der Kunde fordert zusätzliche Funktionen an, daher ist es extrem schwierig und unprofessionell, mitten im Projekt einen Preis neu zu verhandeln. Obwohl diese Art von Schätzung besser als nichts ist, besteht eine klügere Lösung darin: Lassen Sie die Schätzungen denjenigen überlassen, die die eigentliche Arbeit verrichten werden – Ihrem Entwicklungsteam.

Projektleiter können die Projektdokumentation ohne Rücksprache mit dem Entwicklungsteam überprüfen und einem Kunden eine falsche Schätzung liefern. Eine klügere Lösung besteht darin, die Schätzungen denjenigen zu überlassen, die die eigentliche Arbeit verrichten werden – einem Entwicklungsteam.

Projektschätzung Tragischer Fehler Nr. 3

Und dennoch ist hier, wo der tragische Fehler Nr. 3 meist lauert. Das Entwicklungsteam wird wahrscheinlich eine viel bessere Schätzung abgeben können, jedoch nur, wenn es über das notwendige Wissen der Schätzungstechniken verfügt, um die Schätzung vorzunehmen. Mit der Größe und Komplexität des Projekts steigt auch die Bedeutung der Verwendung einer oder mehrerer bewährter Techniken. Wenn das Entwicklungsteam ihre Schätzung nur durch kurzes Betrachten einiger JPEG-Mockups und ein paar Seiten Dokumentation vornimmt, wird ihre Schätzung wahrscheinlich auf der Zeit basieren, die sie „fühlen“, dass es dauern würde. Dieses Gefühl ist oft überoptimistisch, indem es Details übersieht, die viel länger dauern werden zu vervollständigen. Oder es könnte überhöht sein, falls die Entwickler unsicher in ihren Fähigkeiten sind. Die Unsicherheit kommt gewöhnlich mit einem Projekt, das eine neue Technologie erfordert, die zuerst erlernt werden muss. Es ist immer eine gute Idee, die Lernzeit vom Preis, den Sie einem Kunden berechnen, auszuschließen, wenn Sie das Gefühl haben, dass das Wissen auch bei anderen Projekten nützlich sein könnte. Dies wird auch dazu beitragen, dass Ihr Angebot besser aussieht als das der Konkurrenz. Andererseits, wenn es etwas ist, das Sie nicht wiederverwenden können, macht es wenig Sinn, die Bildungskosten selbst zu tragen.

Das Entwicklungsteam wird wahrscheinlich nur dann eine viel bessere Arbeit bei der Schätzung leisten, wenn sie das notwendige Wissen über Schätzungstechniken besitzen, um die Schätzung vorzunehmen.

Diese entscheidende Phase ist der Punkt, an dem Schätzungstechniken eingesetzt werden, um das Gefühl durch Logik zu ersetzen und die Genauigkeit des Projektschätzungsprozesses erheblich zu verbessern. Wir werden in unserem nächsten Artikel die vier wesentlichen Werkzeuge und Techniken zur Projektschätzung für die Webentwicklung besprechen. Wir werden auch Möglichkeiten diskutieren, wie man diese Werkzeuge einführen und eine Kultur der genauen Projektschätzung in Ihrem Unternehmen aufbauen kann.

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